Vastgoedmakelaar Luxestate zet binnenkort zijn server aan de deur en gaat dan volop voor cloud computing. Niet omdat cloud nu eenmaal in is, wel omdat het stukken goedkoper is, veel gebruiksvriendelijker in beheer en onderhoud, sterk beveiligd, permanent beschikbaar en grenzeloze mogelijkheden biedt inzake mobiliteit.

Luxestate gebruikte de server voornamelijk om Microsoft Exchange voor zijn e-mailverkeer en SharePoint voor documentuitwisseling te kunnen draaien, maar had niet langer tijd voor onderhoud en beheer ervan. Daarom stelde IT-partner I-Way Solution Provider, de Microsoft BPOS Suite voor. Luxestate beheert zijn e-mail en agenda voortaan via Exchange Online en stapt binnenkort mogelijks over naar SharePoint Online.

Aangezien de klant nu Exchange Online gebruikt, is de investeringskost een pak lager want je hebt geen eigen server meer nodig en betaalt per gebruiker en per maand. Bedrijven hoeven zich evenmin te bekommeren om beheer, onderhoud en upgrades van de software. Dat is net als permanente ondersteuning door Microsoft zelf inbegrepen in de prijs. Ook back-up en extra beveiligingsfuncties zijn standaard voorzien.

Vastgoedmakelaar Luxestate zet binnenkort zijn server aan de deur en gaat dan volop voor cloud computing. Niet omdat cloud nu eenmaal in is tegenwoordig, wel omdat het stukken goedkoper is, veel gebruiksvriendelijker in beheer en onderhoud, sterk beveiligd, permanent beschikbaar en grenzeloze mogelijkheden biedt inzake mobiliteit.

“Onze server gebruikten we voornamelijk om Microsoft Exchange en SharePoint te kunnen draaien”, begint Kristoff Germanus van Luxestate. “Dat ging prima, maar het vraagt tijd voor onderhoud en beheer en een ICT-manager hiervoor hebben we niet. Toen onze IT-partner iWay Solution Provider ons liet kennismaken met de

Microsoft BPOS Suite, waren we vanaf de eerste minuut overtuigd dat dit was wat we nodig hadden.” BPOS staat voor Business Productivity Online Suite. Het bijzondere eraan is dat de software niet op je eigen pc of server draait maar op servers bij Microsoft. De BPOS Suite omvat Exchange Online voor e-mail en agendabeheer, SharePoint Online om documenten uit te wisselen, Office Communications Online om verschillende communicatie- media met elkaar te integreren (unified  Communications) en ten slotte Office Live Meeting voor web en video conferencing.

“Voorlopig gebruiken wij alleen Exchange Online uit het pakket, maar mogelijks komt daar binnenkort SharePoint Online bij, zodat we onze server niet langer nodig hebben”, zegt Kristoff Germanus. “Met BPOS is de investeringskost een pak lager want we hebben geen eigen server meer nodig en betalen een vast bedrag per gebruiker en per maand. Vroeger spendeerden we aan hard- en software al gauw 6.000 euro per jaar. Vandaag is dat slechts zowat 1.000 euro per jaar. Het verschil is zo groot dat we aanvankelijk maar moeilijk konden geloven dat er plots geen onverwachte kosten voor BPOS zouden opduiken, maar die vrees bleek onterecht.”

Meer rendement

Een ander voordeel is dat bedrijven zich niet langer hoeven te bekommeren om beheer, onderhoud en upgrades van de software. Dat is net als permanente ondersteuning door Microsoft zelf inbegrepen in de prijs. “Nog iets dat me in positieve zin heeft verbaasd”, vertelt Kristoff Germanus. “Ik signaleerde een probleem en maakte hiervoor een ticket aan via de service module. Nog dezelfde dag kreeg ik van Microsoft telefoon, in het Nederlands. Ze waren behulpzaam en vriendelijk. Uiteindelijk bleek het slechts een kleine configuratiefout te zijn. Het moet ook wel snel gaan, want ICT die niet draait,legt je bedrijf volledig lam, wat ook voor een kleine onderneming de doodsteek kan betekenen.” Wie naar BPOS stapt wil volgens Miguel Jamous van I-Way Solution Provider niet meer terug: “Als preferred Microsoft Cloud Accelerate partner voor BPOS kennen we het product door en door. We zijn ervan overtuigd dat BPOS voor kleinere ondernemingen dé oplossing is om competitief te blijven. Online services maken toepassingen waar grote bedrijven al langer mee werken nu ook toegankelijk voor kleinere bedrijven. Daarnaast speelt BPOS in op de huidige vraag van bedrijven dat hun werknemers ook onderweg beschikbaar zijn en op het feit dat die gebruikers steeds minder afhankelijk willen zijn van hardware. Ze willen hun e-mails kunnen lezen op hun laptop, maar net zo goed via hun smartphone of tablet pc. Dat heeft Microsoft goed begrepen en hun serverproducten staan dan ook open naar andere platformen, wat een sterke troef is. Ik ben ervan overtuigd dat bedrijven dankzij cloud computing een hoger rendement halen.”

Permanent beschikbaar, sterkere beveiliging

De software draait dus niet langer op de eigen pc of op je eigen server maar op servers bij Microsoft. Nochtans gaat gegevens oppikken even snel en er is meer: zelfs als je door omstandigheden geen verbinding hebt met het internet, kan je met Exchange Online e-mails blijven ontvangen en versturen via je smartphone die is uitgerust met 3G. “Ook op back-up kunnen we rekenen”, zegt Kristoff Germanus. “Vroeger moest je een aparte partitie maken, daar je pst-bestanden zetten en het zo instellen dat die repliceert met de server. Vandaag hoeft dat allemaal niet meer: onze back-up is 100% gegarandeerd. We melden ons aan met gebruikersnaam en wachtwoord en hebben meteen toegang tot alle nodige gegevens. Een hele geruststelling.” Miguel Jamous bevestigt: “Mensen maken zich onterecht zorgen over de veiligheid als je in de cloud werkt, terwijl je gegevens nergens zo veilig zijn. Geloof me: gegevens op fysieke servers zijn bij de meeste bedrijven vaak minder goed beschermd, bijvoorbeeld omdat iedereen er zomaar bij kan of omdat een goede firewall ontbreekt. Als je voor cloud kiest, ligt de beveiliging in handen van specialisten die je als kleine organisatie niet eens zou kunnen betalen. Back-up, extra beveiligingsfuncties: het is allemaal standaard voorzien. Bijvoorbeeld: een account afsluiten als iemand het bedrijf verlaat, kan op één plaats in de cloud. Ondernemingen die niet in de cloud werken weten vaak niet waar te beginnen om de deuren te sluiten als iemand het bedrijf verlaat. Het stopt niet bij de toegang af te sluiten tot de VPN of e-mails. Ik garandeer je dat veel ex-werknemers nog steeds toegang hebben tot bedrijfsgegevens van hun vorige werkgever.”

Tijd vooruit

Veel concurrenten van Luxestate zijn nog niet met cloud computing bezig en verliezen zo geld en tijd. “Wij concentreren ons op onze kernactiviteit: instapklare kwaliteitspanden verkopen. Zeggen dat snelle communicatie, korte reactietijden en even goed mobiel als op kantoor kunnen werken hierbij belangrijk zijn, is open deuren intrappen. Met BPOS is het allemaal mogelijk”, aldus nog Kristoff Germanus. “Voor ons is technologie niet meer dan een hulpmiddel om efficiënter te werken. Tegelijk zijn we er zeker van dat wie technologisch vooruit is, altijd een voorsprong heeft op een ander. Daarom zijn we er altijd als eerste bij om nieuwe relevante technologieën te proberen en nadien eventueel te installeren.” “Wij willen onze klanten het beste geven wat er is en dat is vandaag BPOS. We kijken nu al uit naar Office 365 en houden ook Windows InTune in de gaten. Daarmee zullen we de ICT-omgeving van onze klanten van op afstand kunnen monitoren. Online services zijn heel eenvoudig te implementeren, bieden minstens evenveel mogelijkheden en kosten veel minder. Zoiets kan dus alleen maar succesvol zijn”, besluit Miguel Jamous.

voordelen

- stukken goedkoper
- veel gebruiksvriendelijker in beheer en onderhoud
- back-up en beveiliging gegarandeerd
- permanent beschikbaar
- grenzeloze mogelijkheden inzake mobiliteit
- geen eigen server meer nodig
- onafhankelijk van hardware
- permanente en snelle ondersteuning door Microsoft inbegrepen
- toepassingen voor grote bedrijven nu ook
- toegankelijk voor kleinere bedrijven